BtoBマーケティング実務での壁。インサイドセールスにおいて代表電話はどうやって突破する？

インサイドセールスは「うるさくて煙たい」と感じられていると思われていますか。
確かに受付の方は思っているかもしれません。
でもそんな受付の方に取り次いで貰わないことには担当の方とお話が出来ません。
担当の方とお話がしたい。。。そこにはちょっとした工夫が”沢山”必要です。

代表電話で受付される方の役割を理解する

まずは代表電話に出られた方の役割を考えると次のようになります。
【どこの誰から電話来たのか聴き取り、担当者に取り次ぐか、それとも取り付かずに止めてしまうのかを判断すること】

よって、受付担当が知りたいのは、
1.誰に用事？
2.どこの誰？
3.用件は？
です。

この情報が得られなければ(話を聞いても理解できなければ)、速攻で切電されます。
特にお名前がないリストへの架電(○○部門の責任者、○○システムの担当者様宛)の場合、受付の方が細かい体制まで把握しているわけもなく、○○の担当者だけでは電話を回す先がわかりません。

また、電話を回す先が理解できたとしても、担当者に用件を伝えた際にうまく伝わらなければ、担当者から”用件がわからない”と判断されて断られます。

よって、①誰に繋いだら良いかすぐ分かる②用件を担当者に伝言できることが代表電話突破において重要な要素です。

具体的にはどうすればよい？

インサイドセールスの担当者が考えるべきポイントは沢山あります。
今回はそのノウハウの中から一部をご紹介します。

組織情報を利用する

名前がわからなくても部門がわかれば部門代表に取り次いで頂けるケースも多いです。　部門代表であれば、○○の担当者様と依頼してもすぐに理解頂けます。組織図は会社概要に記載されていることもありますので、必ず確認します。また、セミナー情報などを確認すると、講演者として情報が掲載されている場合もあります。

用件は限りなく短く、わかりやすく、８秒で伝える。

長く説明するのは簡単ですが、短く的を得た説明をするのは非常に難しい。しかしながら、それが出来るかできないかで担当者とのコンタクト率が劇的に変わります。

たとえば当社の場合、　『当社はBtoBに特化したマーケティング会社です。お客様の案件獲得支援を行っております。本日は担当者様に有益な情報をご提供させて頂きたくご連絡いたしました。マーケティング部門に展示会のご担当者様がいらっしゃるかと存じます。お取次頂けますでしょうか。』　

このような感じです。

あえて売り込みではないと宣言する

代表受付の方に、”営業電話は取り次がないように”と明言されている会社様もございます。そのような空気を感じた場合、わざと”本日は何かサービスを紹介したいということではなく、状況をお伺いしたうえで情報提供をさせて頂きたくご連絡差し上げました”と宣言する場合もございます。そうすることで、担当者様に用件を伝えて頂ける可能性がぐんと高くなります。

などなど。例えとして、ほんの一部ですがご紹介いたしました。

インサイドセールスにおいて心がけたいこと

ご担当者の方はお忙しい中お電話に対応頂きます。
お客様にとって利益になる情報提供ができるという確信があったとしても、有益かどうかを決めるのはご担当者様です。

大事な業務時間を頂くことに感謝し、対応することが最優先です。
一方でお客様にとって有益な情報があれば、それを提供するのも企業の責任です。
そのような状況の中、拒否されるとしても受付の方ではなく、ご担当者様に内容を理解頂いたうえでご判断頂きたいもの。

必要な方に必要な情報をご提供する。
そのための手段として、本内容が読まれた方の参考となれば嬉しいです。

出会いが無ければ、関係を深めることも×

インサイドセールスの担当は、電話によりカスタマーエクスペリエンスを提供し、顧客エンゲージメントを向上するためのスペシャリスト。
最高の技術を追い求め、日々精進。