Excel方眼紙、そろそろ卒業しませんか？
Excel方眼紙は、一見便利で見た目もキレイに整えられるので、つい使いたくなりますよね。でも、実はデータを賢く活用するためには、あまり向いておりません。
特に、AIのようなRAG（Retrieval-Augmented Generation）データを活用して自動生成や検索を行う技術とは、まったく相性が合わないのです。
では、どうしてExcel方眼紙をAI活用できないのか、分かりやすく解説していきます。
Excel方眼紙とは？
そもそも、Excel方眼紙とは、Excelのセルの幅や高さを同じサイズに揃えて、方眼紙のように格子状に配置するレイアウトのことを言います。
見た目が整っているので、レイアウトや図をキレイに作りたいときに使うことが多いです。
弊社I＆Dのお客様の中でも、特に歴史の長い企業様では現在でも使用しているというケースも珍しくありません。
紙に出力したときに見やすい、分かりやすいことを念頭に作られているため、データ集計表などとは異なる仕様がいくつかあります。
下図は営業の経費精算書類のサンプルですが、例えば「項 目」「内 容」のようにスペースが入っていたり、セルの結合なども多用されているのが特徴です。
Excel方眼紙 × AI の相性が合わないのなナゼか
冒頭でお伝えした、Excel方眼紙をAI（RAGデータ）活用するにあたり、相性が合わない2つの理由を以下に解説していきます。
データ処理がしづらい！構造が複雑すぎる
Excel方眼紙は、表を整然とレイアウトできて見た目はとてもキレイですが、データを扱うときは「見た目」だけではなく「意味」が非常に重要です。
特にRAGのようなAI技術がデータを正しく読み取るためには、データがシンプルで整理されている必要があります。
ところが、Excel方眼紙は文字間のスペースや、セル結合など構造が複雑で、データ処理の妨げとなってしまいます。人間には優しいのですが、機械にとっては非常に難解なものになっています。
データの一貫性がない
RAGは、色々な箇所から情報を集め、それを組み合わせて新しいデータを生成します。
Excel方眼紙の使い方によっては、セルの配置が不規則だったり、結合されていたりして、一貫性がなくなってしまうことがあります。
人間だと一貫性がなくてもそれを補うことができますが、AIは正しくデータを理解できず、思わぬエラーを引き起こしたり、ミスリードが発生する要因となります。
Excel方眼紙をAIで正しく読むにはどうすればいいのか？
Excel方眼紙をAI（RAGデータ）活用しようとする場合、そのままの形式ではうまくいきません。
そのため、以下のような2つの変換作業が必要になります。
①データ構造に再整理
まず、レイアウトをデータ構造に再整理する必要があります。
Excel方眼紙では、セルを結合したり、見た目重視の空白や見出しを多用したりしますが、これらはRAGにとって無駄な情報です。各セルには明確なデータが格納してあり、結合されたセルは分解して、正確な行と列に割り当てなければなりません。
②機械が理解しやすいデータ形式に変換
次に、データをCSVやJSONなどの機械が理解しやすい形式に変換する作業が必要です。
方眼紙状のデータは、機械的に構造化されていないので、そのままではRAGがデータの意味をうまく解釈できません。CSV形式に変換することで、行列の関係が明確になり、RAGがデータを正確に扱えるようになります。
このように、Excel方眼紙をRAGに取り込むためには、まずそのデータ構造をきちんと整理し直し、機械が理解できるフォーマットに変換する手間がかかるのです。
最初からシンプルなデータ形式で管理するほうが、時間も労力も大幅に節約できます。
RAGも活用できる！データ管理は「シンプル」に
人もAIも、どちらにとっても使いやすいデータを目指しましょう！
見た目だけではなく、意味が明確で一貫性のあるデータ形式を心がけることで、AIの活用を最大限に引き出すことができます。これからは、データを「整えてから使う」ではなく、「最初から誰でも使える形に整える」時代です。
少しの工夫で、データの活用範囲がグッと広がります。人間もAIも、どちらにとっても便利なデータ管理スタイルを目指すことをお勧めします。
最後にI&Dでは自社AIツール「Dr.AI」のご提供や、データの加工作業を請け負っております。
今回ご紹介したExcel方眼紙を読み解いてRAGが理解できる形に整形する作業も行っております。
お気軽にお問合せください。
投稿者プロフィール
- 先端技術マーケティング事業部
-
株式会社アイアンドディー
先端技術マーケティング事業部 技術担当
東京電気通信大学社会人向けプログラム修了、技術書典参加、など
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