Dr.Seminar®を使って、自社のWebセミナーを運営してみた！

こんにちは。I&D BtoBマーケティング部 森川亜希子です。気が付くと社歴が妙に長くなり、社内では「よろず業務請負人」と化している昨今ですが、初のブログ執筆となる今回は、昨年突然振られた「今度アイアンドディーでもWebセミナーやるから、運営よろしく」について、ご紹介したいと思います。

Webセミナー。それは、セミナー。

自社でのWebセミナー開催、その運営を担うことになって、改めてWebセミナーについて、考えてみました。
Web上で開催するセミナー。配信方法はどうしよう？Zoom？Teams？Vimeo？
リアルセミナーなら何度も関わったことがあるのに、慣れない「Web」開催のため、つい、配信方法のことばかり考えてしまっていました。

しかし、悩める私は途中で気づきました。「何のためにセミナーをやるのか」という根本的な点が抜け落ちていることに…

もちろん、Web開催ですので、配信方法は重要です。
しかし、セミナーで重要な点は、Webでもリアルでも同じ。

ご参加いただく方に伝えたいことを分かりやすく、発信すること。
ご参加いただく方に有益な情報を持って帰っていただくこと。

Webセミナー。それは、セミナー。
そんな当たり前のことに気づかされたWebセミナー準備1か月前でありました。

Webセミナーの利点と落とし穴

とは言え、Webセミナーには「Web」ならでは、という点もいろいろあります。
今更ではありますが、リアルセミナーと異なる点を挙げてみましょう。

そもそも、Webセミナー隆盛となったのは、新型コロナウイルスの感染拡大により、人が集まれなくなったことが最大の要因です。
リアルに人が集まらなくても良い＝移動しなくて良い＝開催地、関係なし。
ということで、遠方の方でも、例えば海外の方でも、気軽に参加できる点が最大の利点と言えましょう。

セミナーをオンデマンド配信型にすれば、参加者は時間を気にせずいつでもセミナーを受講することができます。

また、開催する側も、セミナー内容をアーカイブ化しやすいため、同じ内容のセミナーを複数回、配信することが可能です。
リアルなら「その日、都合が悪いから…」という理由で受講いただけなかった方も、参加のハードルがぐっと下がります。

しかし。参加しやすくなった半面、Webセミナーは、リアルセミナーに比べ、出席率が低い傾向が見られます。また、「ちょっと興味ある」程度の方も少なくないため、セミナー後のフォロー段階で、キーマンにたどり着けず、刈り取りが難しい場合がある、という一面も…。

Webセミナーの建て付けを決めましょう

Webセミナー。それは、セミナー。と気づいた私は、講演者と一緒に、セミナーの建て付けを決めていきました。

テーマ、開催日・時間、集客や申込管理のスケジュール、配布資料の有無、無料か有料か、セミナー配信ツールの種類、各種メール文面内容、開催後アンケートの設問内容、アーカイブ配信の有無・・・

決めるべきことは膨大にあるので、抜け漏れを防ぐために、チェックリストを作っておくと安心です。こちらはチェックリストの一例。

Webセミナーの建て付けが決まったら、実際の運用フェーズを実行するのみ！（しかし、これもけっこう大変）

実録・Dr.Seminar®を使ったWebセミナー運営

自社Webセミナーの運営は、弊社のWebセミナー管理ツール「Dr.Seminar®」を使いました。使い倒しました。

セミナー開催1ヶ月ほど前

セミナーの内容、スケジュール、配信方法などが決まったら、セミナー概要をまとめたランディングページを作成します。
Dr.Seminar®で簡単に作成できます。

ランディングページを作成したら、次は、申込フォームを作成。
こちらも、Dr.Seminar®で作成できます。
入力項目も自由に設定可能です。設定したら、ランディングページにリンクを貼って完成です！

セミナー開催につきものの、キャンセル対応や競合お断りも、Dr.Seminar®で一元管理できます。
今、何名申し込みがあるのか、そのうちキャンセルが何名なのか、重複している申込者はいないかなど、一目で把握することが可能です。
Dr.Seminar®のセミナー管理画面はこのようなイメージです。

あと、忘れてはいけないのは、集客です。当たり前ですが、せっかくのセミナー、開けてみたら誰もいない、というのは悲しすぎます。 ハウスリストを活用してメール配信を行ったり、ターゲット業種を決めて企業に電話でご案内したり、ギリギリまでセミナー集客は続きました。

セミナー開催2～3日前

セミナーが間近に迫ったら、受講票配信を行います。

自社WebセミナーはZoomウェビナーで行ったのですが、参加者へは、Zoomのインストールの仕方、操作上の注意点などを簡単なペーパーにまとめ、受講票メールと一緒にお送りしました（受講票メールももちろん、Dr.Seminarを使って配信）。
以前、Zoomを使った別のWebセミナーに関わった際、Zoomの使い方が分からない、入れない！見れない！というお問い合わせを多数いただいたことがあったからです。

配信ツールに関わらず、参加者が迷わないように事前案内を行うことは、スムーズなWebセミナー運営には欠かせない！とこの時、胸に刻みました。
（実際この自社Webセミナーでは、お問い合わせは1件もなく、皆様問題なくZoomウェビナーにご参加いただけました。よかった！）

セミナー当日

いよいよ当日。
必須ではありませんが、余裕があれば「セミナー、今日ですよ」とリマインドするメールをお送りします。Webセミナー、気軽に申し込める分、ついつい忘れられがち。リマインドは実はかなり効果的です。
弊社はテレマの会社でもあるので、電話でリマインドも行いましたが、「あ！今日でしたか。忘れてた！」というお答えもちらほら。。。

また、当日のキャンセルやその他急なお問い合わせにも対応できるよう、メール、電話もスタンバイ。

セミナー直前

Webセミナー開始10分前あたりから、待機画面を表示させました。セミナーに関する注意事項を周知できますし、また、フリー素材のBGMを一緒に流すことで、セミナー参加者のオーディオテストにもなります。（あと、「セミナー感」も演出できます…）

セミナーが始まったら、音声や通信に問題はないか、モニタリングを行います。また、セミナー参加者からの質問（チャット等）にも対応。

セミナー後

セミナーが終わったら、すかさず参加者の皆様にお礼メール配信。
鉄は熱いうちに打つべし！
お礼メールにはアンケートフォームURL（←Dr.Seminar®で作成）を入れ込み、フォローへ繋げます。
欠席された方へは、次回セミナー開催日のお知らせや、セミナー資料などをお送りします。
セミナーの動画データを後日アーカイブし、広く公開するのも良し。
あ、もちろん、参加者アンケートの内容等を踏まえて、反省会も忘れずに…。

まとめ

以上、「Webセミナーを運営してみた」、いかがでしたでしょうか。

自分で書いていて改めて思いましたが、意外と作業が多い！そのためには、WBSやチェックリストで作業の抜け漏れがないようにすることが肝要です。また、それを助けてくれる管理ツールがあると非常に便利です！

(Webセミナー管理ツール「Dr.Seminar®」、詳細はコチラからご覧いただけます)