Webセミナーを契機に、協会のDX化を推し進めてくれています。
ファシリティマネジメントの普及定着、ファシリティマネージャーの育成を行う公益社団法人 日本ファシリティマネジメント協会 事業部長 清水 静男様、同じく事業部長 大野 高幸様に、弊社が提供する「Dr.Seminar®」とWebセミナー事務局支援についてお話を伺いました。
Before>
・ セミナー系イベントは、オフラインで実行。会場の制約・人数の制約があった。
・ 事務局対応は、一部のデジタルと大部分のアナログを掛け合わせで実施。
After>
・ イベントは、オンラインのWebセミナー形式に移行。会場の制約や、人数の制約がなくなった。
・ 事務局対応、とりわけバックヤード部分は大きくデジタルに移行しつつある。
日本ファシリティマネジメント協会(JFMA)様の概要
森川：日本ファシリティマネジメント協会様について、簡単に教えてください。
JFMA：日本ファシリティマネジメント協会(以下、JFMA)は、ファシリティマネジメントの普及定着を目指し、ファシリティマネージャーの育成を推進する公益社団法人です。
法人・公共特別団体・個人あわせて約1300会員によって支えられています(2021年5月時点)。
ファシリティマネジメントとは、いわゆるファシリティ(有形資産)を経営戦略的に活かしていこうとする考え方です。
『企業・団体等が組織活動のために、施設とその環境を総合的に企画・管理・活用する経営活動』と定義されています。
平たく言うと、有形資産を場当たり的にではなく、中長期的な視点を入れて戦略的・計画的に活用して新たな価値を生み出していこうというものですね。
ファシリティマネジメント フォーラム2021※１のイベントスポンサー企業一覧を見ていただくと、ファシリティマネジメントの概念がどれだけ広範囲に渡るかを理解していただけると思います。(注釈※1：年１回実行されるJFMA最大のイベント。)
主な事業としては、ファシリティマネージャーの育成を目指した資格認定事業や教育研修、ファシリティマネジメントに関する表彰や研究発表などの活動をしています。
JFMA様について
公益社団法人 日本ファシリティマネジメント協会
・業態：ファシリティマネジメントに関する公益目的事業
・所在地：東京都中央区
・設立：1987年、公益社団法人化：2012年
ファシリティマネジメントについて公益目的事業を展開する公益社団法人が、日本ファシリティマネジメント協会(JFMA)様だ。
ファシリティマネジメントに関する資格認定事業や教育研修事業、調査研究および広報事業、交流事業、出版事業等を行う。2020年コロナウイルスによる緊急事態宣言・外出制限の中、例年行っていたセミナー・フォーラム・資格認定事業について、従来のリアルな方式を見直し、Web方式にするなど大きくその運営方法を変える必要に迫られていた。
Dr.SeminarやWebセミナー事務局代行サービスを活用された背景
森川：アイアンドディーと出会う前、どのようなことでお困りだったのか。詳しくお話をお聞かせください。
JFMA：JFMAでは「ファシリティマネジメント フォーラム」と題して、年1回会員・非会員向けにファシリティマネジメントにまつわる大きなイベントを開催してきました。
第一回の緊急事態宣言が出る直前、2020年2月に例年通り江戸川区立船堀会場を３日間借り切ってJFMA最大イベントを実施していました。
スポンサー企業による展示会、著名なスピーカーを招いた基調講演や、各種研究発表。さすがにネットワーキングパーティは自主的に取りやめたけれども、無事にやり切ることができました。
その後、あれよあれよという間に新型コロナウイルス対策として全国に緊急事態宣言が発令されたため、2020年度の認定ファシリティマネジャー(CFMJ)資格試験及び資格更新講習(集合講習方式)は休止せざるを得ないという判断をしたのです。
コロナウイルス第一波・第二波となり、状況が見通せない中「今年のフォーラムどうするの？」と頭を抱えていたところ、同じ船堀の会場を借り切ってイベントを実施されている団体が「今年はオンライン形式でイベントを開催する」というので、視察に行ったのですよ。会場は使うのだけれども、無観客方式ですね。
観客は誰もいないハズがボランティアの方が撮影作業の手伝いに多数押しかけていました。逆に、協力会社の方はというと２～３人しかいない…。明らかに人手が足りていない。
そのまま同じ手法を検討いたしましたが、同じように撮影作業に長けたボランティアの方々が集まるのか？本当に無観客Webセミナーを実行できるのか？と不安を覚えましたので、新たな道を探すことにいたしました。
著名な講師の方がいらっしゃるので それにふさわしい「ホテルまたは貸会場を借りてWebセミナーを撮影・配信する」のか、「Webセミナー用のスタジオを借りて録画・配信する」のか、2つの路線を探したのです。これが昨2020年9月の出来事です。
見積は多数とりました。
ホテルなどの会場を借りて配信する場合、ものすごい値段になるのですよね。ゼロが1つ違う感じです。コレでは流石に手が出ない。
スタジオを探している中で出会ったのが、ナツメスタジオワークスです。
コストはもちろん、収録⇒編集⇒配信を一気通貫でできる点がとてもよかったですね。スタジオで撮ったものを編集してくれて、そのまま配信もしてくれる。安心感がすごいなと感じました。あと、距離が近い点。なにかあれば、すぐに徒歩で行ける！
森川：そんなご状況の中、アイアンドディーと出会ったのですね。2020年10月30日のことでした。
JFMA：そのころ、我々はとても焦っていました。
イベントは2月。スタジオは決まったが、もう11月で時間がない！未だやったことのない手法ですから、こんな状況で本当にオンライン化できるんかいな？と思っていたのです。
それは、杞憂でしたね。Webセミナー運営については、アイアンドディーの森川さんに手取り足取り、レスポンスよく対応いただきました。丁寧な仕事に、大変感謝しています。
もしかしたら、「何回も同じこと説明させるなよ！」と心の中で思っていたかもしれないですね。
森川：そんなことは思っていないです！
JFMA：Webセミナーやシステムは専門用語が多くて、はじめLP(ランディングページ)と聞いた時にはレコードか？と思ったりもしました。我々は、ついてゆくのがやっと。
システムや運営方法について懇切丁寧にご説明いただいたことで、オンラインの理解も進みました。
全体の設計についても、森川さんに手書きの絵で説明いただいたことも助かりましたね。分かりやすかったです。我々が実行したいことを何度もキャッチボールしていただいたことで、システム面・運営面で実現できました。
また、会期終了後にシステムで取得したデータをもとに振り返りをしていただきました。リアルと比べてWebセミナーやWebイベントのユニークな点を数字で把握できたので、この点でも大変助かりました。
I&D 提供サービスの整理
アイアンドディーが提供したサービスは、Webセミナー実行を支援する管理ツール「Dr.Seminar」と、Webセミナーバックヤード作業の代行管理を行う「事務局代行サービス」だ。
JFMA様に対しては、Webセミナーの撮影・配信を行うナツメスタジオワークス様と共同でご支援。Webセミナーにまつわる集客から申し込み管理、課金管理、Webセミナー動画の配信、アンケート管理など一気通貫でご支援させていただいた。
また、オンラインへの移行に伴い新たに発生したバックヤード業務については、「事務局代行」のご支援も実行。運営管理ツールのご提供に加えて、ツール運用支援、バックヤード業務支援などをワンパッケージでご支援させていただいている。
Dr.Seminarは、イベント運営管理だけでなく「顧客管理」をベースとしたシステム構成である。JFMA様が抱える顧客情報については、現在様々な管理システムに分散しているが、今後はDr.Seminar上での統合管理も見据えている。
今後の取り組みについて
森川：今後のお取り組みについて教えてください。
JFMA：WebセミナーはまさにJFMAにとってDXの始まりなのですよね。
オンラインに取り組む前までは、多くのセミナーはこのJFMA会議室で行っていました。定員はMAX30名。日本橋浜町までお越しいただかなければならなかった。
ところが、オンラインに切り替わったことで、定員や曜日・時間帯・場所の制約が無くなりました。
初めて実施したWebセミナーに受講者がなんと80名弱。通常の3倍近い聴講者数に「おっ、コレはいけるぞ！」となりましたよね。
しかも「オンラインで開催いただいたことで、ずっと参加したかったセミナーにはじめて参加できて満足」という様な、好意的リアクションが多かったことも新たな発見でした。地方にいらっしゃる方、子育てで外出がなかなか難しい方から、「初めてセミナーで学ぶことができた」という喜びの声を聞きました。
森川：本当に参加したかった方へ、セミナーが届く様になったのですね。
JFMA：オンラインの良い所ですね。
Webセミナーではないのですが、CFMJ資格試験も今年4月からCBT(Computer Based Testing)方式に切り替え、全国280以上の会場にて９日間のうち、ご都合の良い日を選んで受験いただけるようになりました。全国津々浦々、釧路や那覇にもご用意することができるようになりました。
以前の試験会場は全国9カ所のみ、かつ指定日の１日しか受験することができませんでした。さらにその前は手弁当で全国の会場を自分たちが押さえるところから行っていたとのことですから隔世の感ですね。
試験監督業務が終わって、さぁ一杯！といったような「昭和のアフター5」は無くなり少し寂しい気もいたしますが、280以上の会場でのCFMJ資格試験が従前と同じくらいの規模で運営できるわけですから、かなりメリットも大きいと言えます。
また、オンラインの良い所でもう1点挙げるとすれば、今まで漠然と行っていた業務慣習が、寝た子を起こすではないけれども目に付くようになった点だと思います。
たとえば、オンライン移行時に「受講いただいた方への資格更新ポイント付与はどういった扱いにしよう？」となりましたが、ただポイントの部分を直せばよいかというとそういう訳にもいかないのですよね。
「果たしてポイントを付ける意味はなんなのだろうか？」とか、「どの様にポイントを付けるのが良いのか？」など、本質的なことを考えるきっかけになりました。
Webセミナー運営を通じて会員情報を活かす意味を再認識いたしましたので、Dr.Seminarのデータベース機能を使って会員情報なども整理統合、上手に管理できればよいと考えています。
オンラインに上手く移行しきれていないと感じる部分もあります。
それは、温もりや手触りのような人と人との交流です。たとえば展示会で見て触っていただきながらフェイストゥフェイスでご説明するやり取りや、参加チケットを会員企業様の営業活動に活かしていただくようなことが、オンラインに移行できないでいます。従前とやり方は大きく変わってしまうのかもしれませんが、今後リアルイベントならではの部分についてもご提案いただくと大変ありがたいですね。
関連する パンフレット・書籍 情報
協会概要
| 団体名 | 公益社団法人日本ファシリティマネジメント協会 |
| 本社所在地 | 東京都中央区日本橋浜町2-13-6 浜町ビル6F |
| 会長 | 山田 匡通 |
| 設立 | 1987年(昭和62年) |
| 事業内容 | 1. 資格認定事業 2. 教育研修事業及び通信教育事業 3. 表彰事業 4. 調査研究事業 5. ISOおよびJIS関連事業 6. 広報事業 7. 交流事業 8. フォーラム及びコンテスト等関連事業 等 |
| URL | http://jfma.or.jp/ |
投稿者プロフィール
- デジタルマーケティング部 マーケティング マネジャー
- あなたが今よりもっと円滑にマーケティング活動できるよう、顧客データベースの構築や法人データの整備、Webセミナー等のイベント運営を幅広くご支援。関わったお客様が笑顔になるセールス＆マーケティング業務のサポートをいたします。あくまでも、本業はシンガー。永遠の25歳。
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