インサイドセールスチームのコールデータを集計してみた!

インサイドセールスチームのコールデータを集計してみたMAツール活用
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こんにちは!Dr.Marketing®サポート担当の佐藤佳世子です。Dr.Marketing®へのデータアップや、問い合わせの対応をしています。

そして、その傍ら行っている業務が、ExcelやAccessを使ってのデータのクリーニングやデータ加工、企業データとのマッチング、web調査など…データに関わる業務を行っています。1件1件入力することもあれば、関数やマクロを作って加工することもあります。Dr.Marketing®を触ることも大好きですが、データをいじっている間もとても喜びと充実しているのを感じます。

さて、今回のブログは、先日行ったインサイドセールスチームのコールデータの集計について書いてみたいと思います。

どんな数値が必要なの?

Dr.Marketing®では、コールのダッシュボードや各プロジェクトの概要で、コールデータの集計を確認することができます。
ただ、この画面はカスタマイズできないため、「もう少し詳細の数値を知りたい」「全プロジェクトを一覧で見たい」という要望がインサイドセールスチームからあがり、私の方で集計データを作成することになりました。
そこでまず、具体的にどのような集計結果が必要なのか、インサイドセールスチームへヒアリングを行いました。

インサイドセールスチームへのヒアリング

ヒアリングの結果は以下の通りです。

▼必要な集計データ
・あまり細かくなりすぎないほうが良い
・プロジェクトの結果
(アポが何件出ているのか、会話できていないのは何件なのか…等)を知りたい
・プロジェクトの進捗
(何件のリストに対して何件終了しているのか。残り何件なのか)を知りたい
・コール担当者ごとの結果を知りたい

そして、以下が最終的に作成した集計です。

コールデータ集計結果

※O~AJ列までが、コール結果を集計したデータ、AK列より右は、コール中もしくは未着手の件数を集計しています。
※別シートに、各プロジェクトについてコール担当者ごとの結果を集計した行を追加しています。

集計方法

集計する項目が決まってしまえば、後はどうやって集計して表に数値をあてはめていくかは、それぞれではあると思います。
私が行った方法は、別シートにダウンロードデータを貼り付けて、上記の集計表に関数で数値を表示させる方法。
そして、ダウンロードは、各プロジェクトのダウンロード項目では項目が足りなかったので、ダウンロード画面で項目をカスタマイズし、それをダウンロードすることにしました。

ダウンロード項目のカスタマイズ

項目のカスタマイズは、ダウンロード項目だけでなく、ダウンロード画面の下に表示される検索するための項目(ターゲット検索)もカスタマイズ可能です。それぞれの右の「項目カスタマイズ」の▼をクリックして設定します。

項目カスタマイズの画面は、最初はとまどうかもしれませんが、自分が作りたいように項目が設定できますので、ぜひ使ってみていただきたい機能です。

集計に用いた関数

また、集計は前述したように関数を使って集計したのですが、その際に役立った関数は以下の通りです。

・INDIRECT関数
・SUMIF関数/SUMIFS関数
・COUNTIF関数/COUNTIFS関数

INDIRECT関数は、別シートを参照する時に使います。例えば、上の集計表で言えば、ダウンロードデータを貼り付けたシート名を、C列のプロジェクトIDにすれば、INDIRECT関数を使ってC列と同じシート名を参照させることができるのです。

また、SUMIF関数やCOUNTIF関数は、ある条件に当てはまるものだけの合計や個数を出す関数で、集計の時によく使われます。その条件が複数の場合、SUMIFS関数やCOUNTIFS関数を使います。今回、結果が〇〇でかつコール担当者が〇〇の合計などの集計があったために使いました。

マクロや他のシステムを活用して効率化

現在、この集計は1週間に1回行っています。

最初に書いたように、私はデータをいじっているのが大好きです。一方で、毎回同じことをするのが面倒くさく感じてしまうところもあります。

また、同じことと言っても、人がやるとミスが起きる可能性があるので、今回、ダウンロードしたデータを集計ファイルに貼り付け保存するのはマクロが行い、Dr.Marketing®にログインしてダウンロードするところとは、RPAツールを使うことにしました。

そして、Windowsのタスクスケジューラーという機能を使って、時間になると勝手にRPAツールが起動し集計を始めるように設定!

これで業務への負担が激減しました。

まとめ

最後に、先日、インサイドセールスチームからまた新たな要望が来ました!
上の集計は、各プロジェクトの現状を集計していますが、今回の要望は、先週分の集計をしてほしい…というもの。
早速、マクロでダウンロードデータに先週分のフラグをたて、集計表にあるSUMIFS関数やCOUNTIFS関数の条件を追加することで対応できました。
私が毎週作っているデータを活用してくれている…やっぱりそれが一番うれしいですね!

投稿者プロフィール

佐藤 佳世子
佐藤 佳世子
13年間、Dr.Marketingシリーズの運用サポートを担当。運用サポートを行う一方、日々、自らデータ加工やデータのアップロードを行っています。
若い頃は油絵やピアノが趣味でしたが、上京&結婚で趣味の時間が持てずにいましたが、この頃娘と一緒にピアノを弾いたり絵を書くことも増え、幸せを感じる今日この頃です。
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